水口 和彦さん「みるみる残業がなくなる仕事と時間の管理術」研修レポート

● 実施研修プログラム ： 「みるみる残業がなくなる仕事と時間の管理術」
● 講師 ： 水口　和彦さん
● クライアント ： インフラストラクチャー事業団体様
● 研修実施背景 ： 節電の影響やワークライフバランスをより進めるために、タイムマネジメントのスキルと時間と経費削減の意識を高めたい
● 対象(受講者) ： 主催社員（部門ごとに4～6名を指名招集）
● 実施日 ： 2012年2月6日　13：00～18：00

● プログラム内容

【第一部】タイムマネジメントをするための基本（講義形式）

＊まずは、自分のタイムマネジメントがうまくいっているのかどうかを確認し、個人でのタイムマネジメントのスキルを学んでいただきます。

【1．タイムマネジメントが必要な理由】
そもそもタイムマネジメントとは何か、ということからタイムマネジメントが必要な理由や失敗例などをお話しながら、タイムマネジメントに対する意識の統一と必要性の向上を図っていただきます。

【2．タイムマネジメントの基本とコツ】
ここでは、タイムマネジメントをするための基本的なやりかたとコツについて、手帳の使い方、アポイントメントの入れ方など具体的な例を使いながら、明日から使える管理スキルを学んでいただきます。

時間を「見える化」する
タイムマネジメント用のツール
タイムマネジメントを用いた1日の流れ/自分の時間の使い方を知る　など

【3．長期スケジュールの把握と活用】
（2）のセクションで学んでいただいた個人としてのタイムマネジメントスキルに加え、企業で多く取り入れられているプロジェクト（又は長期スケジュールの仕事）としての仕事をする場合のタイムマネジメントの仕方を学んでいただきます。

手軽で効果的な長期スケジュール
長期スケジュール用のツールの例

【4．「無駄な残業」を減らそう】
タイムマネジメントを実行することで、ムダな残業は必ず減ります。
まずは、意外に正しく認識されていない「ムダな残業」とはどのようなものかということを確認し、それを減らすための具体的なやり方を学んでいただきます。

3つの「ムダな残業」
「ムダな残業」を減らすために　など

【第二部】チームのタイムマネジメント（グループワーク形式）

＊第二部として、事業部ごとのグループに分かれてチームとしてのタイムマネジメントを考えていただきます。
自分だけではなく、上司や部下のタイムマネジメントを考えたり、事業部としての問題点と対策を具体的に話あっていきます。

【5．チームのタイムマネジメント】
チームとしてタイムマネジメントをする場合、自分のタイムマネジメントがうまくいっているかどうかということだけではなく、様々な要因が影響してきます。ここではチームのタイムマネジメントに影響を与える要因には、どんなものがあるのかということやその要因による影響が自分のチームにどのように関係しているかを確認し、ディスカッションしていただきます。

【6．チームを実践してみる】
チームのタイムマネジメントを考えるとき、重要になってくるのがメンバー間のコミュニケーションです。またそのコミュニケーションの鍵を握っている のが、リーダーです。ここでは、タイムマネジメントがうまくいくためのコミュ ニケーションはどのようなものか、またリーダーとしてのコミュニケーションの 取り方について、学んでいただきます。

リーダーに必要な2つのコミュニケーション
効率を高めるためのチームのコミュニケーション　　など

【7．時間帯効果と時間意識】
チームのタイムマネジメントでは、コミュニケーションに加えて、時間に対する意識を高めることもとても重要です。書類を探す時間、資料を完璧に作成する時間など、本来の目的とは別の理由で時間をかけすぎていることがあるはずです。これは時間をかけるものなのかどうか、もっと時間をかけずにできる方法はないのかなど常に時間に対する意識を持つことをお伝えいたします。

「時間帯効果」を高める、「時間意識」を高める
効果的な会議を行うために
ムダを減らせる仕事の習慣：書類やファイルの扱い方

【8．チームの課題と改善案の検討】
第一部の具体的なスキル、第二部の（5）～（6）のセッションでの学を踏まえ、事業部ごとのグループで自分たちの事業部での問題点の抽出と対策案について、ディスカッションしていただきます。その後、発表をいただき講師から講評をお返しします。

【9．振り返り・まとめ】

● 感想（参加者様より）

・部下のタスク管理がとても重要だと感じました。締切に声をかけるよりも、取り掛かったかどうかというタイミングで声をかける。また声をかけることを自分のタスクとして管理するということは、すぐ出来そうなので明日から事業部全体で取り組んで行きたいと思います。

・今まで間違ったタイムマネジメントをしていたことが、「チームのタイムマネジメント」を学んで実感しました。研修をうけなければそれが当たり前だと思っていたので、すぐ改善にむけて動いていきたいと思います。