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ウェビナー・オンライン講演会の開催成功の秘訣

最近よく耳にするウェビナーは、オンライン上で行われるセミナーのことです。

ビジネスでは、オンライン講演やオンラインセミナー、教育の場ではオンライン授業として使用され、昨今急速な勢いで普及しています。

オンライン講演は、企業や団体の主催者が著名な文化人やスポーツ選手、芸能人、専門家を講師として招き、インターネットを利用してWeb上で講演会や研修、セミナーを行うことを指すことが多いです。

今回は、今話題のウェビナーについて、講演依頼.comで取り組んでいるオンライン講演、オンラインセミナーという視点から解説します。

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ウェビナーとは

ウェビナーの語源は、web(ウェブ)とseminar(セミナー)の組み合わせであり、造語です。インターネット上で行う動画セミナーということになります。

ウェビナーは、インターネット環境とPCやモバイル(スマホ、タブレット)などの情報処理端末があれば、一人ひとりが違った場所でも参加し学ぶことができるものです。

配信側は話をするだけではなく、PowerPoint(パワーポイント)などのソフトウェアで作成した資料や動画の共有、ウェビナーのサービス内にあるチャット機能やアンケート機能などを活用し進行ができます。

働き方の多様化による働く場所や時間の変化、さらには昨今の新型コロナウイルス感染の影響から集まっての会議やミーティング等の集会が難しい状況が続く今、新しい学び方のスタイルとして注目されています。場所を選ばないことから、これまで距離や環境、または時間などで制約があり参加ができなかった方達も、学びの機会や各種情報を得ることができるようになりました。

特に企業では人材育成や個々人のスキルアップを目的とする研修の中で、ウェビナーが注目されるようになっています。

その他の使用としては、就職説明会、企業の商品・サービス発表会などでも活用されています。

 

ウェビナーしている様子

ウェビナーの二つの配信方式

ウェビナーでは、リアルタイムのライブ配信と、録画での配信、二つの配信方式があります。

1.ライブ配信

配信の時間が決まっていて、リアルタイムで行うセミナーです。リアルタイムで行うことによって、配信者側と視聴者側で相互のやり取り(音声発信、アンケートやチャット機能などを使用)が可能です。視聴者の反応を見ながら進行を変えていくなど、配信者側の自由度や工夫が増すものです。視聴者自身も、ウェビナー中に配信側と活発なやり取りがあると、参加意識と共に役割意識の高まりも期待されます。

2.録画配信

録画されたセミナー等を、視聴者側がダウンロード等して試聴する方式です。視聴者側は配信側が設定した条件の中で、自由な時間で試聴ができます。リアルタイム配信のように、配信側と視聴者側でのリアルタイムでの相互間やり取りは不可ですが、繰り返し試聴が可能なため、聞き逃してしまった、理解が追いつかなかった時などにも自分で逆戻りして納得いくまで学ぶことができます。

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従来のセミナーとの違い

実施にあたっての手間と費用の削減と、新たな時間創出ができます。

これまでの会場集合型のセミナーと異なり、会場の手配が不要です。会場費用の他に、参加者を集合させるために必要であった交通費、宿泊費の負担や、手配の手間もなくなります。
会場に移動するための時間も削減でき、この時間を他のことに充てるなど、予備時間の創出や、他業務の生産性を上げることにも繋がるでしょう。

そして配信側・視聴側ともに安定した通信環境があれば、場所を選ばずに実施ができます。(※新型コロナウイルス感染症蔓延防止のため、人が多い場所などは避けるなどの配慮は必要です)

通信状況の問題さえ避けられれば、これまでのセミナーで懸念されてきた、後ろの席だと資料が見えづらい、声が聴きづらいなどの受け手側の差がなくなり、視聴者の皆さんに均一のものを提供できます。
ただし、配信ツールを用いるため、事前にそれぞれのツールの状況確認や使用方法のレクチャーなどが必要になる場合があります。視聴者側のウェビナーに対しての理解と、抵抗なく使用できる適応力が求められるでしょう。

またウェビナー各社ごとに、音声と映像の両方が配信可能か、視聴者側の顔を見ることができるかなど、サービス内容が異なるため、従来の目の前に受講者がいるという前提と同じで配信側が進行をすると、元々に予定していたウェビナーの目的達成ができなかったり、効果が出なかったりということもあるでしょう。

配信(講師)側・視聴者側どちらも、従来のセミナーと各種状況を理解した上で臨むことがお薦めです。

ウェビナー開催の目的

ウェビナー開催はこれまで負担とされてきた物理的な問題を解消することが目的とされています。

時間や距離、費用など物理的な問題で、従来の会場集合型のセミナー開催が難しい場合にウェビナーが効果的です。

組織全体に発信をしなくてはならない内容の発生、個々人や組織間としてのスキルアップが求められる場合に、ウェビナーが大いに役立つでしょう。

これまでは、全国や様々な場所から人を集めなくてはならなかった場合に、時間・距離の問題で負担の大きかった方達が、簡単に参加ができるのです。

どのような状態、例えば今回の非常事態であっても学びの提供を継続でき、工夫次第で一方的な情報の伝達ではなく、相互のやり取りを含めて理解を深められる利点があります。

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ウェビナーのメリットとデメリット

<メリット> 

●コスト削減
会場手配費用、参加者の交通手配などが削減できます。

●時間的メリット
会場までの移動がなくなることで、他のことに費やす時間が生まれます。

●当日の運営や人員を軽減
集客もインターネットで可能となり、当日は案内役や資料配布等の手間がなくなるため運営における人員を減らすことができます。

●均一なサービスの提供
安定した通信環境が前提となりますが、視聴者がどの場所にいても全員同じ内容を受け取ることができます。海外からの配信、または海外での受講も可能です。情報格差や、地域差も生じません。

●期待される積極的な参加
従来の大多数が集まる会場集合型では、質疑応答などなかなか挙手がしづらかった部分も、ウェビナーのチャット等のツールを使用することで、積極的な参加も期待できます。配信(講師)と視聴者側の親近感や信頼感も体感できるでしょう。

●録画の活用
録画を利用することで、リアルタイムでの受講が難しかった方のフォローや、繰り返し学習や復習に繋がり、受講者の理解度も深まります。

ウェビナーでは、これまで様々な制約があって参加ができなかった人も受講の可能性が高まります。例えば、出産・育児や介護休暇の方、地方に勤めていた方などが、参加対象者となれると、より組織への帰属意識も高まっていくのではないでしょうか。

<デメリット>

●通信トラブル
どうしても避けたいことは、通信環境のトラブルです。音声や映像の乱れは受け手側の理解力、集中力を削ぐことに繋がります。安定した通信環境が必須で、配信側、視聴側ともに最低限の配信ツールの使用知識も持ちましょう。

●視聴者管理の難しさ
視聴者が気軽に参加ができるメリットはある反面、配信側は視聴者を飽きさせない、離脱させないために、話し方はじめ資料、各種ツールのタイミングや内容などの工夫が大いに求められます。サービスによっては、視聴者の顔が見れないため、用意されているツールを最大限に活用し、一方的な進行とならないように心がける必要があります。

●配信側の状態・環境づくり
インターネット環境があれば配信が可能という気軽さがあるとはいえ、配信側は場所や自身の身だしなみなどへの注意が必要です。
静かな場所であるか、視聴者の注意が散漫しないように落ち着いた環境であるか、また視覚や聴覚で得られる信頼性と安心感としての身だしなみや、話し方などはきちんとしているかにも徹底して気を配る必要があります。

ウェビナーで必要なモノ(配信側)

ウェビナーを行うにあたって必要なモノは「PC、マイク、ウェブカメラ、インターネット環境」のみで、手軽に始められるのがウェビナーの良さでもあります。

ただ、手軽だからこそ事前のテストは非常に重要になってきます。マイクやウェブカメラはノートパソコンに予め搭載されているものや安い機材でも実施できますが、画質や音質が悪いと視聴者にとってストレスとなり、なるべく高品質の機材を準備し、テストをしておくと安心です。

そして、プレゼン資料を使用する際はファイルの形式に注意が必要です。使用できるのはPDFなのか、パワーポイントなのか、keynoteは使用できるのか、などは配信ツールによって異なりますので、事前のチェックが必要となります。

細かいところではウェビナーを行う場所にも気を付けましょう。背後でノイズや騒音が大きい、照明が暗くて表情がわかりにくいとなると、視聴者のストレスに繋がります。「音がクリアに聞こえるか」「画面がはっきりと見えるか」といった点は1度録画をして見返してみるなど、視聴者側からどのように見えているかを必ず確認しましょう。

どれだけ事前に準備をしていてもウェビナー中に配信環境や設備による突発的な不具合が発生してしまう可能性もあるかと思います。その場で迅速な対応ができるとお客様の安心・信頼に繋がりますので、予測されるトラブルについては予めどのように対処するか決めておきましょう。

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配信ツール比較

ウェビナーの配信ツールは無料のものも含め多くありますが、その内のいくつかをご紹介します。開催趣旨や内容(例えば講演なのか研修なのか等)によって、使用を決めるのも良いでしょう。

  1. コクリポ
  2. Zoom ビデオウェビナー
  3. Google ハングアウト
  4. V-Cubeセミナー

※その他、Adobe ConectYouTube LiveGigaCastJストリームLiveOnmillviなど

1.コクリポ

弊社も使用しているコクリポでは、フリープランもあるため、まずはテスト利用をお薦めします。

Google Chromeブラウザがあるパソコンであればウェビナーが可能であり、最大300名参加ができます。回線の遅延や切断のリスクを徹底的に抑え、もし切断されても自動で再接続する機能は安心です。

そして、共同主催者を設定し、ウェビナー実施中に主催者が扱えるすべての機能について操作権限を個別に付与できます。例えば、主催者はプレゼンに集中、共同主催者がチャットへの回答やアンケートを行うなどの役割分担が可能なのも特徴です。

専用ソフトも不要で、参加者のメールアドレスにURLを送るだけで参加ができ、招待客だけでのクローズドな限定ウェビナーも可能です。また、有料プランでは録画もボタン一つでできるため、振り返りや参加できなかった人への共有も可能です。

操作が分かりやすいという声が講師からもあがっています。

【コクリポの料金プラン】

接続人数が3名、1回のウェビナー時間が60分というフリープランから、最大300人同時接続ができる有料のものまで、3つのプランがあります。参加人数や実施時間に合わせてプランを選ぶと良いでしょう。

2.Zoom ビデオウェビナー

Zoomは配信ツールの中でも比較的耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか。

最大の特徴は、最大100名の講演者がインタラクティブに主催することができ、プランのアップグレードや拡張機能を購入することで視聴者も100名~最大10,000名までの参加に対応していることが挙げられます。

そして、主催であるホストが参加者を自由に「パネリスト」や「視聴者」に変更できたり、質疑応答や聴講者の内容理解度を確認する際にも活用できる、「手を挙げる」という機能があるのも特徴です。

ブレークアウトルーム機能でグループを分けることができるため、ワークショップ形式も可能 ※Zoomミーティングのみ(「Zoomミーティング」と「Zoomビデオウェビナー」で機能が異なるため注意も必要です)

【Zoomミーティングの料金プラン】
無料プランは最大100人まで参加可能。1対1の場合は無制限だが、グループミーティングは40分までなど一部条件がある。
有料プランは、ホストや参加者数によって月額2,000円(税別)から月額270,000円(税別)までのものがあります。

【Zoomビデオウェビナーの料金】
有料のプランであるプロ(月額2000円<税別>)以上に月額5400円(税別)を加算。
追加料金で最大1万名まで参加や機能の拡張ができます。

3.Google ハングアウト

Googleハングアウトは Googleが提供しているコミュニケーションツールです。チャットやグループチャット、ビデオ通話、音声通話などが利用でき、Googleアカウントさえ持っていれば無料で簡単に使用できます。

基本的にはビデオ通話と画面共有を用いた配信でskypeに似た印象があり、参加人数は最大10人までとなるため小規模なウェビナーや試験的な導入にはオススメです。

また、無料版では物足りない、という方はより便利にビデオ通話ができる有料版の「Google Hangouts Meet」へ移行することも可能です。

※Googleハングアウトは2020年6月以降にサービスが終了予定。その後は既に提供が開始されている「Hangouts Meet」と「Hangouts Chat」に分かれる。ウェビナーを行う場合は「Hangouts Meet」を使用。(利用には有料の「G Suite」の手続きが必要。現時点で無料版はありません。)

【Google ハングアウトの料金】
無料で最大10名まで参加可能です。

【G Suiteの料金プラン】
最大100名が参加可能な月額680円(税別)から最大250名参加可能な月額3,000円(税別)までの3つのプランがあります。

4.V-CUBEセミナー

Web会議のクラウド市場で13年連続シェアNo.1を達成し、5,000社を超える企業と契約している実績があります。

国内だけでなく全世界最大10,000拠点のPCに対して高画質で配信できる強力なシステムを持っており、受講者もブラウザで視聴可能なため、専用アプリケーションのインストールなどは不要。

サポート体制も24時間365日と整っており、当日の配信サポートや専用スタジオの提供も行っているのも魅力です。

またライブ配信に遅れて参加した場合に、後からでも最初に巻き戻して視聴が可能な点や、アンケートをグラフ化できる点など独自の機能も備わっています。

【V-CUBEセミナーの料金プラン】
用途によって、細かくオプション等も用意されているため、HPからのお問い合わせをお薦めします。

配信ツールの選び方

「どのツールを使用すれば良いのだろう?」とお悩みになる方も多いかと思います。もちろん利用料金も重要な判断材料となりますが、配信ツールを選ぶ際のポイントや注意するべき点をまとめます。

  1. 「参加しやすさ」
  2. 「高品質で安定したツールを選ぶ」
  3. 「各種機能はどのようなものがあるか」「使用用途にあっているか」
  4. 「サポート体制は充実しているか」

1.「参加しやすさ」

ウェビナーの良さの1つとして手軽に視聴できる点が挙げられます。開始時間になったらURLにアクセスするだけで視聴できると簡単ですよね。

したがって、参加者が視聴するために煩雑な登録や手続き、専用アプリのダウンロードなどが必要となることはなるべく避けた方が良いでしょう。

2.高品質で安定したツールを選ぶ

ウェビナーの途中で止まってしまったり、画質や音質が不安定だったりすると、視聴者のストレスとなり、主催者側に対して不信感を持ってしまいます。

そのため、ウェビナーサービスを選ぶ際には、画質や音質の品質が高く、回線が安定しているサービスを選ぶ必要があります。

3.各種機能はどのようなものがあるか・使用用途にあっているか

カメラやマイクが使用できるかはもちろん、資料を投影できるか、パワーポイントやPDF、keynoteが使用できるのか、アンケートや録画ができるのかなど、各種機能は配信ツールによって異なります。

自分が使用したい機能が備わっているか、必ず確認しましょう。

4.サポート体制は充実しているか

ウェビナーを配信しているときや配信前後にトラブルが発生しないとも限りません。そのようなときにサポート体制が充実している配信ツールであれば安心です。

どのようなサポート体制が必要かも考えて、最適な配信ツールを選ぶことがお薦めです。

ウェビナーの失敗例

ウェビナーの失敗例として以下2つの原因が想定されます。

  1. 配信環境や機材を理由としたトラブル
  2. 運営担当者や講師の知識・練習不足によるトラブル

1.配信環境や機材を理由としたトラブル

大前提としてオンライン環境の確認が重要となります。単にネットに繋がれば良いということではなく、投影予定のパワーポイントや動画の容量にしっかりと耐えうるネット環境の確保が必要です。配信者側と視聴者側双方の環境をテストしておくことがポイントです。またPC環境もパワーポイントのアニメーションや、音声を含む動画の再生がスムーズにいくかなど細かなところまで事前に確認をしておくことがベストでしょう。

2.運営担当者や講師の練習不足によるトラブル

ウェビナーの場合、通常の会場集合型の講演以上に想定外のトラブルに見舞われる可能性があります。どんなトラブルが起きても慌てず最善の判断ができるよう、最大限使用の配信ツールに慣れておくことが重要です。特に配信者側が講師一人(講師事務所もしくは自宅からの配信・中継)という場合には運営担当者が遠隔でフォローしきれない可能性もあるので、講師ともしっかりと連携、準備が必要です。いずれの場合も本番を想定したリハーサルを必ず行っておくことが、成功の近道でしょう。

ウェビナー導入のポイント

一概にウェビナーといっても、その手法は様々です。

配信ツールごとの機能を開催趣旨に合わせてうまく使い分けることが大切なポイントでしょう。

例えばわかりやすいところで言うと、一つが、「講師がどのような形で資料を使用するか」という点からの見極めです。マイク一つで話す講師であれば、講師の姿と音声のみ配信できれば問題ないですが、投影資料を使用される場合には資料画面と講師の姿が映っている画面2画面で出せることがやはりベストです。配信ツールによっては2画面仕様向きなものとそうでないものもありますので注意が必要です。

もう一つの例としては今回のウェビナーが「ライブ配信を使用する必要があるのか、録画配信でも問題ないのか」という見極めです。ウェビナーと聞くとライブ配信のイメージが強い方も多いのではないかと思います。ライブ配信の場合は、実際に視聴者とアンケートやチャットを使用してその場のやり取りができるというライブ感が大きなメリットです。ただ、ライブであるがために当日何等かのトラブルが発生してしまうというリスクはどうしても避けられません。その際、開催趣旨が録画でも問題ないようであれば、事前に撮影し録画したものを配信できれば非常に安心してセミナーの開催を実施することが可能です。それと同時に録画の場合は視聴者が24時間自身の都合に合わせて視聴できるなど新たなメリットを作り出すこともできるでしょう。

上記はあくまで一例ですが「配信ツールの比較」にも記載の通り、ツールの仕様も様々であるため、会合の趣旨とツールそれぞれのメリット・デメリットの見極め導入をしていくことがポイントになってきます。

社内向けウェビナー

社内向けにウェビナーを開催する場合、主には社内の研修に用いることが多いでしょう。その場合のメリットは以下の点があります。

  • 会場費などのコストを抑えられる。
  • 参加者の移動時間も削減でき、業務時間の合間に効率的な研修が行える。
  • 録画機能を使用すれば24時間いつでも研修の視聴ができ、配信ツール次第では研修を受けているか否かの管理も簡単に行える。

通常の会場集合型研修の場合、会場を抑え、全国各地から参加者を集めるための移動便や宿泊先の手配など、どうしても様々な手間やコストも発生してしまいますが、それらを抑えられるのは大きな利点です。またセミナーにきちんと参加したかどうか、滞在時間も含めて終了後データを出すことも配信ツールによっては可能であるため、運営側としてもより効率的な研修を行えるのはウェビナーを用いた社内研修の魅力の一つです。

ただその際に抑えておかなければいけない点としては、

  • 研修のコンセプトを明確にすること
  • いかに参加対象者に集中力高く講義を聴講してもらうか

という点です。

スクリーン越しに60分前後の講義を視聴するのは、通常の会場集合型の研修よりも当事者意識が薄れ、集中力が切れやすい状況になる可能性が高くあります。今回のセミナーが何を目的としていて、何を学んでほしいのかそのコンセプトを事前にしっかりと参加者に共有をしておく必要があるでしょう。ライブ配信の場合は合間にアンケート機能などを差し込むことも効果的です。また映像を見て終わりではなく、終了後に視聴内容をもとにした課題なども準備しておくことも、より効果的な研修につながるのではないかと考えます。

一般向けウェビナー

一般向け、つまりは主にはお客様を対象としたものが多いと思いますが、その際のメリットとしては

  • 会場費や当日の運営スタッフなどのコストを抑えられる。
  • 参加者も自宅などから視聴ができ、気軽な参加申し込みが見込める。
  • 非公開のURLで特定のお客様だけに案内できる。
  • 録画機能を使用すれば、日時を変え複数回での実施も簡単に行える。

などの点があるでしょう。

コストに関しては上記「社内向けウェビナー」と同様のメリットがあるのと、特にお客様を迎えた会合は当日運営スタッフもある程度の人数確保する必要がありますが、そういった人件費も抑えることができるのはうれしい利点ではないでしょうか。配信ツールによっては非公開のURLにてお客様をお招きすることもできるので、告知に関しても効率的な準備を可能としています。参加者側としても、移動する手間がなくなり自宅のPCやスマホ、タブレットで参加できる手軽さも何より魅力的かもしれません。また録画機能を使用することで、複数回のセミナーも簡単に行えます。ただし、外部講師をお招きして実施をする場合には、複数回の使用は事前に講師側との条件確認が必至となりますので注意をしましょう。

また一般向けウェビナー実施の際、抑えておくべき点は以下の内容です。

  • 当日配信トラブルが起きた際のリスクヘッジを想定しておく。
  • 伝えたい情報をより明確にする。

「ウェビナーの失敗例」でも記載した通り、ウェビナーは配信ツールやネット環境、機材のトラブルに見舞われる可能性がどうしてもあります。特にお客様をお招きした会ですとより失敗は許されない場になりますので、入念なリハーサルを行うなど最大限の準備を行う必要があるでしょう。もしライブ配信の必要がない場合には、事前に録画したものを配信することもリスクヘッジになります。

そして、社内向けウェビナー同様に、参加者の集中力も意識をする必要があるでしょう。参加が気軽にできるのと同様に、配信からの離脱も簡単にできてしまいます。例えば本題に入る前の前置きが長いだけで、興味が薄れてしまう可能性も想定されます。特に今回参加者に伝えたいという情報をより明確にしておく必要があるでしょう。

ウェビナー参加者の役割

参加者がウェビナー中に可能な操作としては、細かくはツールによっても異なりますが主には以下の点があります。

  • セミナー中チャット機能を用いて随時質問やコメントの投稿が可能。
  • アンケート機能による回答参加が可能。
  • 音声による発言が可能。

ウェビナーの懸念点の一つに、対面ではないが故に、講師と参加者お互いのリアクションがわかりづらいという点があります。ただし、配信ツールの操作をうまく用いることで、講師と参加者でうまくコミュニケーションを図ることが可能です。特に質疑応答に関しては、会場集合型の講演の場などは、大勢の前でなかなか挙手しづらい場合などもあります。その点ウェビナーは配信ツールによっては参加者同士を匿名表示にして投稿もできるため、より気軽に質問がしやすいというメリットを生み出すのです。投稿が簡単な分、チャット欄にコメントが一気に集まってしまう可能性もあるので、質疑応答は最後に時間というアナウンスを行うなど講師・運営者側でのコントロールも必要かと思います。

ウェビナーの開催形態

ウェビナーの開催形態は大きく以下の2種があります。

パターン①

講師が自身の拠点にて講演し、映像をライブ配信、または録画で聴講対象者が拠点スクリーン、もしくは各自のPC等を通して視聴。

パターン②

講師は聴講者が一部いる会場で講演をし、他拠点の聴講対象者が拠点スクリーン、もしくは各自のPC等を通して視聴。

パターン①の場合は、講師が会場まで移動せずに済むので、移動にかかる経費や会場費などが発生しないメリットもあります。ただ講師側のサポートがしづらい環境にはなるので、できれば配信ツールは講師側が使いなれたものを使用するなど配慮をしておくことが望ましいでしょう。

パターン②の場合は、講師と主催担当者が同じ会場にいられることで、サポートがしやすいという点がまずメリットです。配信ツールが主催独自のシステムを使用される場合などはこの形式での依頼を多く頂戴しています。講師としても一部聴講者の生のリアクションが見れることはやりやすさもあり、講師よりこのパターンでの実施をぜひとの希望を頂く場合もあります。

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成功の秘訣

ここまでのまとめにはなりますが、ウェビナーを成功させる秘訣は

以下の通りです。

  • 会合趣旨にあった配信ツール、開催形態を選択すること。
  • 配信ツールの使い方や、配信環境・機材などの準備確認を怠らないこと。
  • 内容が一方通行にならず、講師・参加者両者がツール上で積極的にコミュニケーションを図る工夫をすること。

これらをしっかりと意識、実行していくことでより満足度の高いセミナーを開催することができるでしょう。

講演依頼.comでは講師派遣のみならず、主催者様の開催趣旨、ご要望に合わせてウェビナー開催におけるアドバイスを致しております。また講師とも連携を図り、通常の講演とは違った、ウェビナーならではの見せ方、伝え方を都度カスタマイズさせて頂いております。開催にあたりご不安な点などございましたらお気軽に講演依頼.comまでお問合せください。

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――企画・文:講演依頼.com営業土橋昇平江本千夏大川拓馬富永正輝/編集:細野潤一

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