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オンライン講演を成功させる4ステップ|配信方法やツール、開催形態を紹介

新型コロナウイルス感染症対策により、働き方改革が加速し、社内研修や一般講演で続々とオンライン化が進行しています。

オンライン講演は会場費や交通費などのコストや、会場設営などの手間が省けるほか、場所や時間を問わず視聴できるなどのメリットがたくさんあります。

しかしオンライン講演には配信トラブルや視聴者管理の難しさなどがあり、通常講演とは異なる注意すべきポイントがいくつかあります。

この記事ではオンライン講演を成功するための4つのステップを中心に、オンライン講演の配信方法やツール、開催形態などオンライン講演の概要を紹介します。

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オンライン講演とは|配信方法や開催形態など

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オンライン講演やウェビナーとは、インターネット上で行う動画セミナーを指します。

働き方の多様化による働く場所や時間の変化、さらには昨今の新型コロナウイルス感染の影響から集まっての会議やミーティング等の集会が難しい状況が続く今、新しい学び方のスタイルとして注目されています。

オンライン講演やウェビナーは、インターネット環境とPCやモバイル(スマホ、タブレット)などの情報処理端末があれば、場所を問わず参加できるため、新たな機会創出が期待できるでしょう。

まずは配信方法や開催形態、必要な機材といった、オンライン講演の概要を説明します。

2つの配信方法

オンライン講演では、リアルタイムのライブ配信と録画配信の2つの配信方式があります。

●ライブ配信

ライブ配信は、配信の時間が決まっており、リアルタイムで行うセミナーです。リアルタイムでの開催により、配信者側と視聴者側で相互のやり取り(音声発信、アンケートやチャット機能などを使用)が可能です。

視聴者の反応を見ながら進行を変えていくなど、配信者側の自由度や工夫が増すのもライブ配信の特徴です。視聴者側もウェビナー中に配信側と活発なやり取りがあると、参加意識とともに役割意識が高まりやすいといえるでしょう。

●録画配信

録画配信とは、あらかじめ録画されたセミナーや講演を、視聴者側がダウンロードして試聴する方式です。視聴者側は配信側が設定した条件の中で、自由な時間やタイミングで試聴ができます。

また録画配信はダウンロードする以外に、ストリーミング形式での視聴も可能です。ストリーミング形式とは、YouTubeなどインターネットに接続をしながら、映像や音楽を楽しめる再生方式です。

録画配信はリアルタイム配信のように、配信側と視聴者側でのリアルタイムでの相互間やり取りはないものの、繰り返し試聴が可能なため、聞き逃した場合や、時間をかけて理解したい場合などにも納得するまで学ぶことができるのが特徴です。

2パターンある開催形態

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ウェビナーの開催形態は大きく以下の2種類があります。

●講師と視聴者の拠点が異なる場合

1つ目は、講師が自身の拠点にて講演し、映像をライブ配信、または録画で聴講対象者が拠点スクリーン、もしくは各自のPC等を通して視聴するパターンです。

講師が会場まで移動せずに済むため、移動にかかる経費や会場費などが発生しないメリットがあります。ただ講師側のサポートがしづらいため、配信ツールは講師側が使いなれたものを使用するなど、配慮することが望ましいでしょう。

●講師と視聴者が一部いる会場で行う場合

2つ目は、講師は聴講者が一部いる会場で講演をし、他拠点の聴講対象者が拠点スクリーン、もしくは各自のPC等を通して視聴するパターンです。

講師と主催担当者が同じ会場にいられることでサポートしやすく、講師としても生のリアクションを感じられるためやりやすいというメリットがあります。

配信ツールが主催独自のシステムを使用される場合などは、この形式でオンライン講演を開催する場合が多いです。

必要な機材

オンライン講演を行うにあたり、講師側で必要なのは以下の4点であり、視聴者側はPCとインターネット環境さえあれば参加が可能です。

  •  PC
  •  ウェブカメラ
  •  マイク
  •  インターネット環境

最低限上記4点を揃えるだけで手軽に始められるのがオンライン講演の良さでもあります。

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オンライン講演に適した配信ツール比較【主要6ツール】

では次にオンライン講演に適した配信ツールを6種類紹介します。いずれもオンライン講演でよく利用されるツールですが、それぞれ特徴が異なりますので、講演の目的や用途に合ったツールを選びましょう。

Zoom

Zoomはオンラインでの会議やセミナーを開催するためのクラウド型ビデオチャットツールです。国内トップシェアのWeb会議システムであるZoomは、簡単な操作性などが高く評価され、多くのユーザーに利用されています。

Zoomは最大100名の講演者がインタラクティブに主催でき、プランのアップグレードや拡張機能を購入することで視聴者も100名~最大10,000名まで参加が可能である点が特徴です。

Zoomには「Zoomミーティング」と「Zoomビデオウェビナー」の2つの形態があります。

●Zoomミーティング

Zoomミーティングでは、ブレークアウトルーム機能でグループを分けることができるため、ワークショップ形式のオンライン講演も可能です。

●Zoomビデオウェビナー

Zoomビデオウェビナーは、主催者であるホストが参加者を自由に「パネリスト」や「視聴者」に変更できるという特徴があります。

その他に質疑応答や、視聴者の内容理解度を確認する際に便利な「手を挙げる」という機能もあり、講演側と視聴者側の相互コミュニケーションが図りやすいメリットがあります。

【Zoomミーティング/Zoomビデオウェビナーの料金プラン】
無料プランは最大100人まで参加可能であり、1対1の場合は無制限ですが、グループミーティングは40分までなど一部条件があります。有料会員はプロ(年20,100円)、ビジネス(年26,910円)、ZOOM UNITED BUSINESS(年47,040円)の3段階の会員制度があり、グループミーティング無制限や1GB分のクラウド録画などが行えます。

Teams(Microsoft Teams)

Teams(Microsoft Teams)とは、マイクロソフト社が提供するコミュニケーションツールであり、ビジネスや官公庁、教育機関などで利用されています。

Teamsはマイクロソフト社のWordやExcel、PowerpointといったOfficeアプリと連携可能である点が特徴です。オンラインビデオ会議では最大300人、オンラインイベントでは最大10,000人まで参加が可能です。

Teamsにはチャット・通話のほか、ビデオ会議、ファイル共有、Officeアプリとの連携といった機能が備わっています。

【Teamsの料金プラン】
Microsoftアカウントがあれば無料で利用できる無料会員から、月540円、1,360円、2,170円と3段階の会員制度があります。

Webex

Webex(Cisco Webex)は、パソコンやスマートフォンから簡単に、オンラインで会議や講演、セミナーが開催できる、オンラインコミュニケーションツールです。

Webexは最大で40,000人まで会議に参加でき、OutlookやOffice 365、Googleといったカレンダーに自動的にスケジュールが追加される機能がついています。またSalesforceやMicrosoft Teams、Slack といった学習管理システムからも会議を開始できる特徴があります。

【Webexの料金プラン】
Webexは無料の個人会員のほかに、Starter(月1,490円)、Plus(月1,980円)、Business(月2,980円)の3段階の会員制度があります。有料会員になると、1会議24時間を回数無制限行えるだけでなくカスタマーサポートやセキュリティ機能が充実しています。

Google Meet

Google MeetはGoogleが提供している、ビデオ会議アプリケーションです。コミュニケーションツールです。以前はHangouts Meetと呼ばれていましたが、2020年5月に名称をGoogle Meetに変更し、一般向けに無料で開放されました。

チャットやグループチャット、ビデオ通話、音声通話などが利用でき、Googleアカウントさえ持っていれば無料で簡単に使用できます。無料で最大100名まで参加可能であり、画面共有も行えることから、オンライン講演や授業などで幅広く使用されています。

【Google Meetの料金プラン】
無料会員のほか、Google Workspace Essentials(アクティブユーザーあたり8米ドル/月)と呼ばれる会員プランがあります。最長で300時間、最高で150人が参加できるオンライン会議・講演が行えます。

コクリポ、V-CUBEセミナーなど

上記の他にもコクリポやV-Cubeセミナーといった配信ツールがあります。

●コクリポ

コクリポはGoogle Chromeブラウザがあるパソコンであれば配信・視聴可能なオンラインツールです。専用ソフトが不要で最大300名が参加でき、操作が行いやすいインターフェイスが特徴です。

【コクリポの料金プラン】
接続人数が3名、1回のウェビナー時間が60分というフリープランから、最大300人同時接続ができる有料のものまで、3つのプランがあります。参加人数や実施時間に合わせてプランを選ぶと良いでしょう。

●V-CUBEセミナー

V-CUBEセミナーは全世界最大10,000拠点のPCに対し高画質配信できる強力なシステムを搭載された、オンライン配信ツールです。

ブラウザで視聴可能で専用アプリのインストール不要であり、24時間365日のサポート体制が充実しています。

【V-CUBEセミナーの料金プラン】
用途によって、細かくオプション等も用意されているため、HPからのお問い合わせをお薦めします。

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オンライン講演のメリット

新型コロナウイルスの影響もあり、続々と導入が進んでいるオンライン講演。まずはオンライン講演の主なメリットを6点お伝えします。

新型コロナウイルス感染症対策が行える

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オンライン講演は遠隔で行うことから、飛沫感染等が防げ、新型コロナウイルス感染症対策が行えるメリットがあります。またコロナ感染対策に伴う備品購入のコストや手間も防げます。

会場費や交通費などのコストが削減できる

オンライン講演はこれまでの会場集合型のセミナーと異なり、会場の手配が不要のほか、参加者を集合させるために必要であった交通費、宿泊費の負担や、手配の手間も不要です。

おまけに集客もインターネットで可能となり、当日は案内役や資料配布等の手間がなくなるため最小限の運営人員で講演が行え、大幅にコストが削減できるメリットがあります。

均一なサービスの提供

視聴者がどの場所にいても全員同じ内容を受け取ることができるのがオンライン講演のメリットの一つです。

海外からの配信、または海外での受講も可能です。情報格差や、地域差も生じません。

移動する手間や時間を削減できる

オンライン講演では会場に移動するための時間や手間が削減でき、予備時間の創出や、他業務の生産性向上に繋がるでしょう。

講演動画の共有がしやすい

録画を利用することで、リアルタイムでの受講が難しかった方のフォローや、繰り返し学習や復習に繋がり、受講者の理解度も深まります。

相互間コミュニケーションが行いやすい

従来の大多数が集まる会場集合型では、質疑応答などなかなか挙手がしづらかった部分も、ウェビナーのチャット等のツールを使用することで、積極的な参加も期待できます。

このようにオンライン講演では、配信(講師)と視聴者側の親近感や信頼感が体感しやすいメリットがあります。

オンライン講演のデメリット

万能に見えるオンライン講演でもデメリットはあります。事前にデメリットを把握し、開催中にトラブルが起きないよう、事前準備に活かしていきましょう。

配信トラブルが生じるリスクがある

オンライン講演では、配信トラブルが生じるリスクがあります。

通信環境のトラブルによって音声や映像が乱れると、視聴者の理解力や集中力低下に繋がります。このような不快な体験によってオンライン講演の満足度が落ちる可能性が高いため、配信トラブルが生じるリスクはできるだけ払拭するようにしましょう。

視聴者管理が難しい

オンライン講演では視聴者が気軽に参加ができるメリットがある反面、視聴者管理が難しいデメリットがあります。

配信側は視聴者を飽きさせなないために、話し方はじめ資料、各種ツールのタイミングや内容などの工夫が対面講演以上に求められます。

配信ツールなどによっては、視聴者の顔が直接見られないため、用意されているツールを最大限に活用し、一方的な進行とならないよう心がけましょう。

配信側の状態・環境づくり

オンライン講演はインターネット環境があれば配信が可能という気軽さがあるとはいえ、配信側は場所や自身の身だしなみなど、視聴者への配慮は必要です。

視聴者の注意が散漫しないように落ち着いた環境であるか、信頼感や安心感を与える身だしなみや話し方になっているかなど、徹底して気を配る必要があります。

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オンライン講演を成功させる4ステップ

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オンライン講演を成功させるには、講演中はもちろんのこと、企画段階から、開催準備、開催後の各ステップにおいて、ポイントを抑える必要があります。

今回は4ステップに分けて、それぞれ重要となるポイントを紹介します。

ステップ1:開催前企画策定

最初はオンライン講演を企画する段階です。この企画段階でオンライン講演の目的を定め、配信ツールを選択することで、スムーズなオンライン講演が行いやすくなります。

●講演の目的を決める

まず最初はオンライン講演の目的を定めましょう。講演の目的によって、適した開催形態や配信方法が異なります。

●会合趣旨にあった配信ツールを選ぶ

オンライン講演の目的が決まったら、会合趣旨にあった配信ツールの選定です。上記配信ツール比較を参考にしながら、参加者がストレスなく視聴できる配信ツールを選びましょう。

ステップ2:開催事前準備

オンライン講演の目的や配信ツールが決まったら、開催の事前準備を行いましょう。手軽に開催できるオンライン講演だからこそ、講師側は以下の3点に注意して事前準備を行うことが大切です。

●配信テストを行う

オンライン講演開催前には、最低一回配信テストを行いましょう。

またマイクやウェブカメラはノートパソコンに予め搭載されているものや安い機材でも実施できますが、画質や音質が悪いと視聴者のストレスとなるため、なるべく高品質の機材を準備し、テストをしておくと安心です。

●ファイル形式に注意

オンライン講演でプレゼン資料を使用する際は、ファイルの形式に注意しましょう。配信ツールによって使用できるファイル形式がPDFやパワーポイント、keynoteなど異なりますので、事前チェックが必要です。

●開催場所

オンライン講演を行う場所にも気を付けましょう。背後でノイズや騒音が大きい、照明が暗くて表情がわかりにくいとなると、視聴者のストレスに繋がります。

「音がクリアに聞こえるか」「画面がはっきりと見えるか」といった点は1度録画をして見返してみるなど、視聴者側からどのように見えているかを必ず確認しましょう。

どれだけ事前に準備をしていても、オンライン講演の開催中に配信環境や設備による突発的な不具合が発生する可能性があります。その際に迅速な対応ができるとお客様の安心・信頼に繋がりますので、予測されるトラブルについては予めどのように対処するか決めておきましょう。

ステップ3:開催中

オンライン講演開催中は通信トラブルやノイズなど、視聴者がストレスを感じることなく講演に集中できるよう、最適な配信環境を整えましょう。特に以下の3点に注意することが大切です。

●通信トラブル

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オンライン講演開催中は、通信トラブルが起こらないよう、十分な通信環境を整えておきましょう。単にネットに繋がれば良いということではなく、投影予定のパワーポイントや動画の容量にしっかりと耐えうるネット環境の確保が必要です。

配信者側と視聴者側双方の環境をテストしておくことがポイントです。またPC環境もパワーポイントのアニメーションや、音声を含む動画の再生がスムーズにいくかなど細かなところまで事前に確認をしておくことがベストでしょう。

●ノイズや明るさなど、配信環境

オンライン講演開催中は、視聴者の集中力を削がないよう、ノイズや画面の明るさなど、配信環境には十分注意を払いましょう。

会場を借りるのでなく講師の自宅等で行う場合、ちょっとした生活音や屋外の騒音が発生する恐れがあるため注意が必要です。

また会場の明るさが暗すぎる・明るすぎるといった極端な場合、視聴者がストレスを感じやすいため、画面の見え方にも留意しましょう。

●相互コミュニケーション

講演開催中は講師側と視聴者の相互コミュニケーションをなるべく取るように心がけましょう。配信ツールによっては、相互コミュニケーションが図りやすいよう、アンケート機能などさまざまなツールが備わっています。

遠隔であるからこそ注意散漫になりやすい上に、物理的にコミュニケーションが取りづらいため、通常講演よりも多めにコミュニケーションを取る機会を設けることをおすすめします。

ステップ4:開催後

オンライン講演の満足度は、講演当日だけでは決まりません。視聴者に対し、オンライン講演後に適切なフォローを行うことで、講演全体の満足度を高めることができます。

●資料等配布

配布資料を用意する講師の場合、オンライン開催後、なるべく早めに資料等配布を行いましょう。

特にオンライン講演の動画を送付する場合、オンタイムで視聴できなかった参加者のためにも、当日あるいは翌日中にも関連資料等配布することをおすすめします。

●フォロー:視聴者アンケート

オンライン講演後は資料配布のほかにも、視聴者アンケートなど、フォローを行いましょう。その際にオンライン講演受講者専用の特典などをつけるとより効果的です。

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オンライン講演 導入事例

では具体的にどのようにオンライン講演が導入されているのか、社内向け/一般向けに分けて紹介します。

社内向けオンライン講演

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社内向けにオンライン講演を開催する場合、主に社内研修に用いることが多く、コストや移動時間の削減、録画機能により視聴ハードルが低いなどのメリットがあります。

そのため通常の研修よりも効率的に社内研修を行える魅力がありますが、社内でオンライン講演を開催する前は、あらかじめ以下の3点を抑えておきましょう。

  •  研修コンセプトの明確化
  •  集中力高く講義を受講してもらう工夫
  •  学んだことを確認する課題

スクリーン越しに60分前後のオンライン講義を受講するのは、通常の会場集合型の研修よりも当事者意識が薄れ、集中力が切れやすくなります。

そのため社内研修の目的を明確にし、何を学ぶ機会なのかを事前にしっかりと参加者に共有しておく必要があるでしょう。

また映像を見て終わりではなく、終了後に視聴内容をもとにした課題などを用意することも、より効果的な社内研修につながります。

一般向けオンライン講演

一般向けオンライン講演は、法人・個人問わずお客様を対象にした講演が一般的です。お客様を迎えた通常講演では、当日運営スタッフをある程度確保する必要がありますが、オンライン講演ではこうした人件費を含めたコストが大幅に抑えられるのがメリットです。

参加者側としても会場に移動する手間がなくなり、自宅のPCやスマホ、タブレットで参加できる手軽さが魅力的に映るでしょう。また録画機能を使用することで、複数回のセミナーも簡単に行えます。

ただし外部講師をお招きして実施をする場合、事前に講師側との条件確認が必至となりますので注意をしましょう。他にも一般向けウェビナー実施の際に、抑えておくべき点は以下の内容です。

  •  当日配信トラブルが起きた際のリスクヘッジを想定しておく
  •  伝えたい情報をより明確にする

オンライン講演は配信ツールやネット環境、機材のトラブルに見舞われる可能性がどうしてもあります。入念なリハーサルを行うなど最大限の準備を行う必要があるでしょう。

また社内向けウェビナー同様、参加者の集中力についても意識をする必要があります。本題に入る前の前置きが長いだけで、興味が薄れてしまう可能性も想定されるため、伝えたい情報をより明確にしておきましょう。

オンライン講演は開催前の準備が成功の鍵

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ここまでオンライン講演を成功するための4つのステップを中心に、オンライン講演の配信方法やツール、開催形態などオンライン講演の概要を紹介しました。

オンライン講演はコストや手間を省け、場所・時間問わず幅広い人に均一なサービスを提供できるメリットがあるものの、配信トラブルといったリスクがつきものです。

オンライン講演を成功させるためには、以下の点を意識、実行していくことでより満足度の高いセミナーを開催することができるでしょう。

  •  会合趣旨にあった配信ツール、開催形態を選択する
  •  配信ツールの使い方や、配信環境・機材などの準備確認を怠らない
  •  内容が一方通行にならず、講師・参加者両者がツール上で積極的にコミュニケーションを図る工夫を行う

講演依頼.comでは講師派遣のみならず、主催者様の開催趣旨、ご要望に合わせてウェビナー開催におけるアドバイスを致しております。また講師とも連携を図り、通常講演とは違った、オンライン講演・ウェビナーならではの見せ方、伝え方を都度カスタマイズさせて頂いております。開催にあたりご不安な点などございましたらお気軽に講演依頼.comまでお問合せください。

――企画・文:講演依頼.com編集部 /編集:細野潤一

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