講演会How To「開催準備」編講演会How To「開催準備」編

講演会How To「講演企画」編

講演会How To

講演会開催のノウハウを一挙公開!

STEP.2

講演会を円滑に進めるための準備、注意点等!

講演企画 編

開催準備編のポイント

  • 講師の交通手配・宿泊先手配関する注意
  • 講演会を円滑に進めるためには?
  • 開催準備に関わる疑問にもお答えします!

講演会How To「開催準備」編。
講演会を円滑に進めるための準備や講師の交通手配等。
準備に関わる疑問にもお答えします!

20,000件を超える講師紹介実績の中で蓄積してきた“講演会に関するノウハウ”を一挙公開!
企画から講演後まで網羅した内容は必見です。講演開催をご予定の方は是非ご活用ください!

「開催準備」編としてお届けする内容は、大きく分けて“講師の交通手配・宿泊先手配”、“講演会を円滑に進めるために”、“準備に関わる疑問”の3つ。
交通チケットの注意や送迎方法、進行台本、控室、入場演出など充実した内容です!

著作権とリンクについて

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STEP3 開催準備

1講師の交通・宿泊先手配に関する注意

STEP3: 開催準備

交通手配に関する注意

変更可能な交通チケットを手配する

不測の事態により予定していた新幹線や飛行機に乗車(搭乗)できなかった場合、変更のきかないチケットはキャンセル扱いとなり、新たにチケットを取り直さなければなりません。これにより、予定の予算より金額がオーバーする場合があります。また台風や大雪、大雨などの天候の影響で変更せざるを得ない場合もあるため、必ず変更可能なチケットを手配しましょう。

尚、講演依頼.comに講師選定をご依頼いただいた場合は、交通チケットの手配、行程の作成、講師へのチケット送付などは講演依頼.comの専任スタッフが行います。下記にある移動時間やチケット内容に関わる調整など、チケット全般に関わる作業は不要になります。

最寄駅からの送迎はタクシーで
予算の都合などにより、講演の主催側が車で講師を送迎する場合は要注意です。運転担当者が旅客運転の実績を持っていたり、保険対応がきちんとできたりすれば問題ありませんが、万が一事故などに巻き込まれた時は各所にご迷惑をかけることになります。そういったことを考えると、やはり事故の補償がしっかりしているタクシー利用がおすすめです。
移動時間は講師と相談の上、決定する
前日の予定や講演後の予定など、講師のスケジュールによって希望の移動時間が異なります。会場到着時間から逆算し、講師と相談しながら決定するのが望ましいです。またその際、座席の希望(窓側・通路側の希望/禁煙・喫煙など)を確認し、希望に沿うように手配します。

宿泊先手配に関する注意

宿泊手配はアクセスのよいホテルを
宿泊するという時点で荷物が多いと想定できます。最寄駅直結などアクセスのよい場所を提案し、講師了解の上で手配しましょう。また講演開始時間によっては、会場にできるだけ近いホテル、会場がホテルであればそのホテルへの宿泊を希望する講師もいらっしゃいます。逆に会場と同じホテルへの宿泊は、聴講者や主催担当者と顔を合わせてしまい、講演まで集中できないので避けたいという講師もいらっしゃいます。

その他

障がいのある講師の交通チケットと宿泊手配
交通手配には障がい者手帳が必要です。また、公共交通機関でも利用できる座席・車両が限られる場合があります。在来線を利用する時は駅スタッフに乗降車をお手伝いいただくため、事前に乗車駅・降車駅への連絡が必要になります。
宿泊施設もバリアフリーのお部屋を手配するなど配慮しましょう。
タクシーは講師本人の希望にもよりますが、介護タクシーを事前に手配しておくとスムーズに会場入りできます。

2講演会を円滑に進めるための準備

STEP3: 開催準備

講演内容の摺り合わせ

準備の大きなポイントとして「講演内容の摺り合わせ」があります。擦り合わせが十分にできていないと、意図した話をしてもらえないなど講演の満足度を下げてしまう恐れがあります。通常の講演会の場合、講師が話す内容は講演テーマによってある程度決まるため、テーマをしっかり選んで依頼すれば問題ありません。これに加え、講師の経歴やエピソードが講演の趣旨にマッチしていることを伝え、可能な範囲で内容に反映してほしい旨、リクエストを出します。そうすると、より講演会にフィットした話が引き出せます。

※弊社・株式会社ぺルソン(講演依頼.com運営)は、これまで講師との関係を大切にしてきました。
 そんな私達だからこそ出せるリクエストもあります。

司会進行のシナリオ台本・原稿作成

講演前に代表者の挨拶があるのか、講演後は懇親会があるのかなど、まずは全体の式次第を決定します。式次第が決定したら、各コマの所要時間を決めていきます。その後、式次第や所要時間に合わせ、司会のコメントなどが記載された台本を作成します。

※進行台本例:労組大会

当日の配布物の確認
研修やビジネススキルをテーマとする講師は、印刷物の配布が必要になるケースもあります。その場合、講師が主催側にデータや原本を送付し、それを当日に配布する流れとなります。印刷の仕方については「指定」があることが多いため、当日聴講者に配布するものと同じ資料を講師へ渡し、確認を依頼しましょう。
そうすることで、講師が講演中に示したページ数が配布資料と異なる、などといった食い違いを防ぐことができます。
講師紹介と入場演出の準備

講演前の講師紹介は1~3分程度が目安です。簡単な略歴や講演テーマをベースに紹介します。さらに講演からどんなことを感じたり、学んだりしてほしいかを司会者から伝えるとよいでしょう。

講師の入場については、後方の扉をオープンして入場すると盛り上がります。特に講師が著名人の場合、聴講者の中を歩いてもらうと喜ばれます。また広い会場では、講師を先導する役割を置くと、扉からステージまでスムーズに入場できます(ホテルのバンケットならキャプテンにお願い可能)。

講師控室の準備と注意点
講師は講演直前に、内容の最終確認や資料チェックをすることがあります。静かに講演までの時間を過ごせるよう、できる限り個室を用意しましょう。また控室には、暖かい飲み物と冷たい飲み物の両方を用意しておくのがおすすめです。暑い、寒いといった感覚は人それぞれであり、講演前に喉の調子を整えるため冷たい飲み物を控える講師もいらっしゃいます。事前に好きな飲み物があるか確認しておくのもよいでしょう。食事については、講演前に召し上がるかどうかは講師によって異なります。こちらも事前に講師の希望を聞いておきましょう。もし用意が必要な場合は、嫌いな食べ物やアレルギーについて確認することも忘れずに。

3事前打ち合わせ、懇親会など準備に関わる疑問

STEP3: 開催準備

講師との事前打ち合わせは可能か
例えば研修専門の講師であれば、事前打ち合わせを含めて講演を受託していただくことが多いのですが、著名人あるいは本業が別にある講師はスケジュールが厳しく、打ち合わせが難しいケースもあります。その際は、依頼内容、主催情報、講演聴講者などをまとめた書面を講師へ渡しておき、予め講演当日の打ち合わせをお願いしてみましょう。
懇親会に講師をお誘いしてよいか
講演会当日のスケジュールにより、講師が懇親会に参加できない場合があります。また講師によっては、懇親会に参加することを好まない方もいらっしゃるので、その点も考慮して事前に相談しておきましょう。相談する際は、限定的な(講師の許容範囲内の)出席としたり、立食か着席かを伝えたりすると講師が判断しやすくなります。懇親会中に講師が退席する際、タイミングよく部屋を出られるよう講師のアテンド担当を決めておくのもよいでしょう。尚、懇親会にご出席いただくにあたり、帰りの交通機関の有無を確認する必要があるほか、場合によっては宿泊手配が条件となることもあります。
講師へのお土産と花束贈呈のマナー

講師への花束贈呈は、セレモニーとして必要であれば受けいただけることが多いです。ただし、「講演後に新幹線や飛行機を使った長距離移動を控えている」、「講演後に他の仕事がある」、「花粉症を持っている」など、諸々の事情がある講師もいらっしゃいます。事前確認は怠らないようにしましょう。「ご迷惑でなければ贈呈させていただきたい。」といった言い回しがおすすめです。

お土産は荷物になることも考え、大きさや重さを考慮して選びましょう。例えば、お土産としてお酒をお渡しすることも多いようですが、物によっては講師が持ち帰る際に苦労してしまいます。

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