交通手配に関する注意

宿泊先手配に関する注意

その他

講演内容の摺り合わせ

準備の大きなポイントとして「講演内容の摺り合わせ」があります。擦り合わせが十分にできていないと、意図した話をしてもらえないなど講演の満足度を下げてしまう恐れがあります。通常の講演会の場合、講師が話す内容は講演テーマによってある程度決まるため、テーマをしっかり選んで依頼すれば問題ありません。これに加え、講師の経歴やエピソードが講演の趣旨にマッチしていることを伝え、可能な範囲で内容に反映してほしい旨、リクエストを出します。そうすると、より講演会にフィットした話が引き出せます。

※弊社・株式会社ぺルソン（講演依頼.com運営）は、これまで講師との関係を大切にしてきました。
　そんな私達だからこそ出せるリクエストもあります。

司会進行のシナリオ台本・原稿作成

講演前に代表者の挨拶があるのか、講演後は懇親会があるのかなど、まずは全体の式次第を決定します。式次第が決定したら、各コマの所要時間を決めていきます。その後、式次第や所要時間に合わせ、司会のコメントなどが記載された台本を作成します。

※進行台本例：労組大会

当日の配布物の確認

研修やビジネススキルをテーマとする講師は、印刷物の配布が必要になるケースもあります。その場合、講師が主催側にデータや原本を送付し、それを当日に配布する流れとなります。印刷の仕方については「指定」があることが多いため、当日聴講者に配布するものと同じ資料を講師へ渡し、確認を依頼しましょう。
そうすることで、講師が講演中に示したページ数が配布資料と異なる、などといった食い違いを防ぐことができます。

講師紹介と入場演出の準備

講演前の講師紹介は1～3分程度が目安です。簡単な略歴や講演テーマをベースに紹介します。さらに講演からどんなことを感じたり、学んだりしてほしいかを司会者から伝えるとよいでしょう。

講師の入場については、後方の扉をオープンして入場すると盛り上がります。特に講師が著名人の場合、聴講者の中を歩いてもらうと喜ばれます。また広い会場では、講師を先導する役割を置くと、扉からステージまでスムーズに入場できます（ホテルのバンケットならキャプテンにお願い可能）。

講師控室の準備と注意点

講師は講演直前に、内容の最終確認や資料チェックをすることがあります。静かに講演までの時間を過ごせるよう、できる限り個室を用意しましょう。また控室には、暖かい飲み物と冷たい飲み物の両方を用意しておくのがおすすめです。暑い、寒いといった感覚は人それぞれであり、講演前に喉の調子を整えるため冷たい飲み物を控える講師もいらっしゃいます。事前に好きな飲み物があるか確認しておくのもよいでしょう。食事については、講演前に召し上がるかどうかは講師によって異なります。こちらも事前に講師の希望を聞いておきましょう。もし用意が必要な場合は、嫌いな食べ物やアレルギーについて確認することも忘れずに。

講師との事前打ち合わせは可能か

例えば研修専門の講師であれば、事前打ち合わせを含めて講演を受託していただくことが多いのですが、著名人あるいは本業が別にある講師はスケジュールが厳しく、打ち合わせが難しいケースもあります。その際は、依頼内容、主催情報、講演聴講者などをまとめた書面を講師へ渡しておき、予め講演当日の打ち合わせをお願いしてみましょう。

懇親会に講師をお誘いしてよいか

講演会当日のスケジュールにより、講師が懇親会に参加できない場合があります。また講師によっては、懇親会に参加することを好まない方もいらっしゃるので、その点も考慮して事前に相談しておきましょう。相談する際は、限定的な（講師の許容範囲内の）出席としたり、立食か着席かを伝えたりすると講師が判断しやすくなります。懇親会中に講師が退席する際、タイミングよく部屋を出られるよう講師のアテンド担当を決めておくのもよいでしょう。尚、懇親会にご出席いただくにあたり、帰りの交通機関の有無を確認する必要があるほか、場合によっては宿泊手配が条件となることもあります。

講師へのお土産と花束贈呈のマナー

講師への花束贈呈は、セレモニーとして必要であれば受けいただけることが多いです。ただし、「講演後に新幹線や飛行機を使った長距離移動を控えている」、「講演後に他の仕事がある」、「花粉症を持っている」など、諸々の事情がある講師もいらっしゃいます。事前確認は怠らないようにしましょう。「ご迷惑でなければ贈呈させていただきたい。」といった言い回しがおすすめです。

お土産は荷物になることも考え、大きさや重さを考慮して選びましょう。例えば、お土産としてお酒をお渡しすることも多いようですが、物によっては講師が持ち帰る際に苦労してしまいます。