■２日前に日程確認の電話をする
講師が万全の準備をしていても、たまたま日程の勘違いをするケースは意外にあります。間違えて、約束の前日に会場に来てしまったり、1日後の話と思っていたり、中には完全な誤解で、担当者は断られたと思って別の先生に依頼していたら、当日２人の講師がはちあわせなどということもあります。講演会２日前には連絡をとって日程を確認し、到着時刻や出迎えの場所を再度打合せるよう心掛けましょう。

■出迎えの準備
遠方から泊りがけで来てもらうような場合や、講演会場が駅から不便な場所にある場合等は、やはり出迎えるべきでしょう。
宿は、翌日の講義に備えてとる場合が多いと思われますが、ほとんどの講師は旅先でも仕事を抱えていることが多いですから、静かに仕事ができる宿が理想的です。
せっかくだからと宴席を設け、担当者らが取り囲んで夜遅くまで拘束するということは、講師にとっては苦痛です。

■接待も講師の立場で考える
せっかく遠方まで来てもらったのだから、と一席設けたくなるでしょうが、前述したように講師は仕事を抱えていることや、明日の講演準備をしようと思っています。講師のためというより、自分たちのために一席設けているように映ることもままあります。過剰な接待は避けるべきでしょう。
むしろ、日中に時間を作って、町を一望できる場所や、旧跡、特色のある施設などを案内し、町の姿をよく見てもらうようにした方が、双方にとってどれだけ有益か分かりません。

■講演直前はさらに講師の立場で考える
これから講演という時に、担当者らとの世間話は、講師にとって以外に負担のようです。こちら側としては、一人にしておくのは失礼という配慮あってのことで、双方の気持ちがすれ違いになっている訳です。
講演前の世間話はそこそこにして、ゆっくりお茶でも飲んでもらい、静寂をつくるようにしたいものです。
なお、講演が始まる前に次の点だけは打合せておく必要があります。

１．講演時間、開始と終了の時刻、休憩時間はいつ頃何分位取るか
２．聴衆者に何を配布しているか
３．スライドなどの機材の準備状態

■基本的に録音はしない
研修記録のため講演を録音する場合があります。また後日、テープを起こして講演録を刊行する場合もあります。いずれの場合も講師の承諾を得なければなりません。刊行物等は起こした原稿に目を通してもらい、別途原稿料を支払うのが一般的です。

■礼状には講演会後の反応なども書き添えて
講演会が終わった後で、感謝の意を表し、今後の協力をお願いする等の礼状は、文面は印刷されていて宛名だけを書き込んで出すようなものなら不要です。
ただ、どういう点が参考になったか、受講側の反応はどうだったか、今後どういう研修を考えているか等を書き添えて、担当者の私信という形で送付するべきでしょう。